自分とチームの生産性を最大化する３つの仕組み化とは？業務のルーティン化、ハドルミーティング、チーム共通の時間割。

2024年1月6日 2024年1月9日

村上智彦

あなたのチームは、毎日の時間割やルーティン、PDCAをチーム全体で完徹できていますか？

凡事徹底、実行完徹、習慣継続と言うのは易し、行うは難しですね。

しかも、あなた自身だけでは不十分。社員スタッフやチームメンバー全員が毎日確実にやりきるためには、どうすればいいのでしょうか。今日は、私たちがやっている工夫を３つシェアします。

個人の思いつきや行き当たりばったりで動いていては、売れる仕組みを動かすチーム全体が機能しづらいですよね。成果やノウハウも積み上がりにくく、PDCAや管理もしにくいでしょう。

あなたのビジネスを動かす日々の業務を標準化し、毎日や毎週、毎月のルーティンワークとすることにより、効率的な業務プロセスや連携方法を確立でき、時間管理や業務品質を最適化しやすくなります。

同時に、誰がいつまでに、何をどこまで完了して、何を達成するのかを明確にすることにより、責任の所在が曖昧になることなく、締切効果も働かせることもできます。

５〜15分程度の短時間で、実務上の具体的な問題や障害をピンポイントで解決したり、業務や数字の進捗確認をしたりするミーティングです。

売れる仕組みの設計・構築・運用に関するルーティン化された個々の業務を、遂行するチームメンバーたちが遅滞なく、期限厳守で実行完徹するためには、困った時にすぐに解決して仕事を前へ進められる環境づくりが大切です。

もちろん自助努力で学んだり、考えたり、工夫したりも大事ですけどね。

チャットワーク・グループでの連携もしていますが、リモート中心でのチーム運営だけに終始していると、顔を合わせてのコミュニケーションが減ってしまうデメリットもあるので、Zoomを使ってのハドルミーティングは良いバランスになります。

私たちの場合は、昼以降、午後にハドルミーティングを組み込んでいます。

業務がルーティン化され、ハドルミーティングが設定されていても、チームメンバー個々の動き方や時間の使い方がバラバラでは、コミュニケーションコストが増大しがちです。

そこで、私たちは全社やチーム単位での全員共通のタイムブロックや時間割を定めています。

タイムブロックとは、午前７〜11時、午後13〜17時のブロックごとに、時間の使い方に関する指針を決めることです。

たとえば、私たちの場合には、午前ブロックは、売れる仕組みの成果を生み出す個人アウトプットに全集中する時間と決めています。

各個人にあらかじめ割り当てられた１日のタスクは、基本的に午前ブロックでやりきります。

一方、午後ブロックは、コミュニケーションによるチーム・アウトプットが入り込む時間です。

午前の業務で発生した課題を解決するためのハドルミーティング、残りのタスクがあれば午後の時間を使って完徹します。社内研修トレーニング、お客様向けの商品サービス提供も午後に行います。

さらに、個人単位で時間割を15分単位であらかじめ決めて、チーム内で共有しておくことにより、「いま何をする時間なのか」が自他ともに明らかになり、個人やチームの生産性が守られます。

現場の社員メンバーが最も嫌がるのは、せっかく集中して取り組んでいる仕事が、社長や上司の「ちょっといい？」の一言によって生産性が崩れることです。私も注意しています笑

目標達成、実行完徹、期限厳守で頑張っている現場メンバーの仕事を邪魔してはいけませんね。